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Open Space!
Desde hace no mucho, conozco una metodología para reuniones llamada Open Space. La encuentro divertida, útil y sencilla, incluso estoy pensando como aplicarla a mi tesis, ya les contaré… Aquí les muestro una introducción a lo que es la metodología: (la tomé del site formal y arreglé un poco la traducción)
Abriendo Espacio para la Comunicación y la Colaboración A través de la Metodología Open Space No se llevan bien. Los riesgos son altos. Los problemas son tan complejos que es difícil visualizar el camino a seguir, y la hora de la solución fué ayer. Cuando ciertos individuos entran a la sala, notan quién está sentado con quién, y se preguntan por qué tal y tal fulano fueron invitados. Todo el mundo percibe que ésta no es una más de las tantas reuniones cotidianas de trabajo. En la sala no hay mesas, y las sillas están distribuídas formando un gran círculo. Bueno, de todas maneras, esto es interesante… La facilitadora le dá la bienvenida al grupo, explica el tema y el foco del trabajo que harán juntos, e invita a los participantes a identificar cuáles son los temas que querrían abordar. Luego presenta algunos parámetros que servirán como guías para los grupos de discusión.
Quien sea que venga es la persona indicada — No es necesario que estén presentes todas las personas de la organización, sino sólo aquellos que realmente se preocupan por ella. Y si tú eres el único que viene, finalmente tendrás un rico, focalizado y silencioso momento para pensar y escribir acerca del tema en cuestión. Hay sólo una regla: originariamente llamada la Regla de los Dos Piés (yo la llamo la Ley del Movimiento y la Responsabilidad – no todos tenemos dos pies, después de todo…) — si no estás aprendiendo o contribuyendo en una sesión, se requiere que te levantes y que te dirijas hacia otra sesión en desarrollo, donde sientas que eres más útil y te sientas más inspirado. La facilitadora entonces, invita a los participantes a dirigirse hacia el centro del círculo para anunciar los temas a discutir y trabajar. Aquello que les apasione y que tenga sentido para ellos, y a lo que estén dispuestos a dedicarle una discusión grupal de 75 minutos.Al principio todos el mundo mira a la facilitadora, que está ahora sentada en silencio en el círculo. Miran hacia el centro del círculo, a los marcadores y papeles que allí se encuentran. Miran nuevamente a la facilitadora. Se miran los unos a los otros. Luego de un largo momento, alguien camina hacia el centro del círculo, escribe el tema de su interés, lo anuncia al grupo y lo fija sobre una gran pared vacía. Dos personas más hacen lo mismo. Luego seis. Enseguida el centro del círculo está lleno de gente garabateando, sosteniendo hojas, anunciando sus temas y pegándolos al muro que se empieza a llenar con 60, 80, 100 temas de interés. Y así se desarrolla el día, con los participantes desplazando sus sillas para juntarse en grupos de 2 o 20 personas, empezando a hablar y a sentir el entusiasmo crecer al intercambiar ideas y al aprender los unos de los otros. Luego llega la hora de cambiarse al próximo grupo, y luego al próximo, y al próximo… siguiendo los temas que más les atraen. ¿Quién facilita los grupos? Los propios individuos en el grupo. ¿Y qué pasa si alguien está hablando demasiado? Bueno, pueden estar seguros de que los participantes a los cuales esto les moleste, no eligirán estar cerca de esa persona en su próxima discusión… ¿Qué pasa si no te gusta la forma en la que alguien está tomando notas? Entonces tú probablemente eligirás ser quién tome las notas en tu próximo grupo. Cada grupo está formado por individuos que poseen la capacidad de auto-organizarse. Así entonces, los grupos se auto-regulan a lo largo del día, con cada individuo satisfaciendo sus propias necesidades. Ahora algunos de los participantes conversan y escriben en sus cuadernos, mientras otros caminan por la sala, ya sea para servirse un café o para sumarse a un nuevo grupo; y aquellos que han tomado notas se dirigen hacia el área de las computadoras para ingresar la información reunida, y luego prosiguen hacia su próxima sesión. Así transcurre el día, de sesión a sesión y de idea a idea, y los resultados de cada reunión son colocados a la vista en el muro para que puedan ser leídos por todos a lo largo del día. Si estás acostumbrado a silenciosas reuniones alrededor de las mesas de negocios, todo esto te puede parecer caótico, pero si observas nuevamente verás que lo que se está desarrollando es un hervidero de entusiasmo, discusiones animadas, un libre fluir de ideas, y, aún considerando la urgencia de los temas en cuestión… risas. Con entusiasmo y de manera apasionada, continúan hablando durante los recreos para beber café y durante el almuerzo. Se comunican de forma tal que atraviesan las barreras que cada uno carga consigo mismo. Antes de terminar, el grupo identifica acciones a seguir y determina plazos para efectivizarlas. Ciertos individuos se ofrecen para liderar el trabajo que debe ser realizado luego de este evento. Y una enorme cantidad de trabajo se realiza en un tiempo muy breve. En dos días se cubren más asuntos y soluciones que los que podrían ser cubiertos en seis meses por comités o grupos operativos. A la hora de cerrar la sesión, se reúnen en círculo para compartir reflexiones, observaciones y percepciones sobre el tiempo que han pasado juntos. No dicen: “qué gran facilitadora que hemos tenido”, sino: “Imiren lo que hemos llevado a cabo juntos!” La metodología de reunión de Espacio Abierto fué originada por Harrison Owen en el proceso de llevar a cabo la organización y el desarrollo de una conferencia. Él notó que en los recreos para tomar café era dónde sucedían los momentos de trabajo más productivos, como la creación de nuevas relaciones de trabajo, ideas visionarias, colaboraciones y transacciones. Todas las ideas novedosas sobre nuevos productos y programas surgían de pequeños círculos de personas que espontáneamente conversaban sobre intereses y entusiasmos en común: tal como ocurre en la vida cotidiana. Así fué que para la conferencia siguiente, diseñó un proceso que estaría compuesto puramente de la energía de los recreos para el café. Fue de éste modo que nació el método de Espacio Abierto. ¿Cuándo no debe usarse el Método de Espacio Abierto? Cuándo aquellos que tienen el poder y la autoridad sienten que necesitan controlar el resultado y la manera en que las personas trabajan juntas, el uso de Espacio Abierto no es apropiado. Un cliente que utiliza Espacio Abierto debe comprometerse a mantenerse abierto a la dirección en la cuál la experiencia lleva a la organización, y, ya que proveer Espacio Abierto puede producir innovación, los resultados de la reunión son desconocidos hasta que se llegue a los mismos. En Espacio Abierto, los participantes trabajan en conjunto superando barreras históricas, departamentales y de jerarquía, y, ciertamente, cuando todo el mundo regresa al trabajo cotidiano, es probable que continúen trabajando y comunicándose de una manera diferente a la estructura que la organización mantiene por escrito, o a la forma en la que una sociedad ha sido históricamente establecida. Espacio Abierto desplaza el poder de control de un lider hacia todos y cada uno de los participantes, incluyendo los líderes tradicionales de la organización o de la comunidad. No comprima el espacio Tampoco funcionará muy bien si se comprime el espacio dentro de un tiempo muy reducido. Una sesión de Espacio Abierto de medio día sirve para un rápido barajar de ideas. Una sesión de un día permite una discusión profunda y la clarificación de pasos a seguir. No es aconsejable intentar diseñar un plan de acción en un tiempo tan breve. Dos días permiten la exploración profunda del tema, con algunos planes de acción y un completo libro de procedimientos. Un Espacio Abierto de dos días y medio puede incluir un barajar de ideas, planes de acción, un libro de procedimientos y un envolvimiento mayor de los participantes en la totalidad del proceso. ¿Quién emplea el método de Espacio Abierto ? Desde mediados de los ’80, Espacio Abierto ha sido usado para convocar conferencias internacionales, diseñar nuevos enfoques de investigaciones sobre cáncer, reconstruir comunidades después de la guerra, incrementar ingresos y eficiencia, designar uso territorial, creación de nuevos productos, discusiones sobre etnicidad y cultura, desarrollo de planes estratégicos, y reunir a aquellos que se perciben como adversarios. Ha sido usado por palestinos e israelíes para convocar conversaciones de paz, neoyorkinos tratando de definir sus experiencias luego de las tragedias terroristas, haitianos desarrollando programas de alfabetización, sudafricanos trabajando juntos post-apartheid, estudiantes, padres, managers, activistas, ingenieros y arquitectos. Nadie es dueño del método Espacio Abierto. No se requiere un curso de certificación, y puedes aprenderlo por tí mismo, o a través de un libro, o participando en un taller en el cual compartes tu aprendizaje y experiencia con otros. Yo soy parte de una comunidad global de aprendizaje a traves de la práctica de Espacio Abierto. Les invitamos a preguntar, aprender y compartir con nosotros. Compartiremos nuestros materiales y experiencias con ustedes, y les ayudaremos a prepararse a diseñar y liderar su propio evento de Espacio Abierto – y queremos escuchar sus historias, tanto de los momentos de desafío como de los éxitos. Porque sentimos que cuando se abre un espacio para una comunicación mayor que permite adicionar más pasión al trabajo, cosas buenas suceden.
por Lisa Heft
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