Desde hace ya un tiempo, uso los mapas mentales como actas de reunión en la empresa, al principio cuando el resto de integrantes veían como abría un Freemind o un Xmind en el proyector, y colocaba como nodo principal el tema de la reunión se quedaban mirando extrañados.

El elaborar un mapa mental como Acta de reunión de trabajo, tiene características diferentes a lo que es un mapa mental común y silvestre, lo que más resalta es que el mapa como acta debe ser entendido por otras personas no sólo por nosotros.

Un acta tradicional generalmente es elaborada después de la reunión, se designa un encargado el cual (Dios lo quiera así) toma nota de los acuerdos y de los puntos más resaltantes de la reunión, muchas veces me ha pasado que el encargado de elaborar el acta dejaba para después su elaboración y en el momento en el que decidía empezar, tenía dudas respecto a algunos acuerdos, luego levanta el teléfono, marca el anexo del colega con el que había estado reunido y le dice: “¿Cómo quedamos?”.

Además de esto, si se dan cuenta, el tiempo adicional que utiliza esa persona para elaborar el acta tradicional es un costo (¿esa persona tiene un sueldo no?)  entonces, digamos que se podría decir que la reunión (para la empresa) aún no termina. Es decir, es más costosa.

Lo bueno de elaborar un mapa mental como acta de reunión es que al finalizar la reunión el acta está lista, y en ese mismo momento puede ser enviada a los correos de cada uno de los integrantes. También un tema interesante del que me he percatado, es que muchas veces un acta de reunión tradicional sólo tiene conclusiones y un plan de acción.

En cambio, un mapa mental casi siempre contiene muchas ideas surgidas durante la reunión, fruto de estas ideas se dieron las conclusiones, pero es un valor agregado el tenerlas registradas para tal vez, luego poder leerlas y generar otras ideas.

En conclusión, hacer mapas mentales como actas de reunión :

1. Disminuyen el costo de la reunión.

2. Cumplen con registrar lo que realmente fueron las conclusiones de la reunión.

3. Disminuyen el tiempo de la reunión (para la empresa).

4. Permite registrar ideas que en un acta tradicional generalmente no son registradas.

Bueno, poco a poco, a lo largo de meses he ido puliendo esta técnica y aquí les presento una propuesta, si van a usarla están en la obligación de verificar si se adapta a su realidad, bueno, aquí va:

Y aquí el link para descargar en formato Xmind

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