(Imagen vía Visual Management Blog)

Desde que supe acerca del “Daily Meeting” (Reunión diaria) de Scrum, me dije: “Hmmm…parece ser algo más humano que profesional, vamos a usarlo!”. Desde mi punto de vista, era claro que esa reunión diaria tenía un fin mucho más allá que el autocontrol, la transparencia en el avance del proyecto y por último, la actualización del taskboard. Sabía que había algo que se daba producto de esa reunión que no era visible a simple vista y mucho menos cuantificable (como todo lo que realmente vale en la vida).

Algo también cierto, es que no enfoqué a la reunión diaria como sólo algo que forma parte del framework de Scrum, si no como una práctica realmente aislada y poderosa incluso en un contexto donde no se utiliza Scrum, un artículo que corrobora esto es por ejemplo el  Morning Meeting del Harvard Business School y como menciona Jeff en su blog, del origen real del Daily Meeting de Scrum, el paper sobre Borland Software Craftsmanship de Jim Coplien. (Aquí lo descargué para su deleite)

Veamos, llevo haciendo reuniones diarias de 15min por más de 2 años, he experimentado en varias ocasiones el poder de ellas, también he sabido que es estar con todo el equipo reunido y sentir que se perdía el tiempo ya que todo parecía ser una formalidad (y hasta cancelar la reunión ahí mismo). Es decir, tengo alguna idea de lo que volvería y no volvería hacer con respecto a este tema.

A continuación lanzo una premisa, bajo la cual edificaré este post. Desde mi punto de vista, “No existe forma, camino o modo para hacer que dos seres humanos confíen (verdaderamente) uno en el otro y logren relacionarse de forma sinérgica hacia un fin en común, mas que conversando, intercambiando palabras y mirandose a los ojos, y todo esto: ‘constantemente’.”

He utilizado el término “constantemente” porque no existe una periodicidad definida (diaria, interdiaria, semanal) ni nada por el estilo, así que un: “constantemente” me parece la mejor periodicidad. Y es que la verdad, no hay escapatoria, para lograr que dos o más personas lleguen a un nivel de eficiencia máximo y madurez en su mecánica de trabajo conjunta no queda más que hacer que “conversen”, que se “conozcan”, que “los dos seres humanos ahí trabajando lleguen a confiar uno en el otro”, y de verdad.

Seguro aquí muchos me dirán, “hey! y los equipos distribuidos? lo que pasa seguramente es que nunca has trabajado en un proyecto dividido entre EEUU y la India por ejemplo”. Falso! Se que es tener equipos distribuidos y trabajar de una forma “¿óptima?” con ellos. En ningún momento digo que si un equipo está repartido por el mundo no pueda trabajar de una forma aceptable. Claro que valiéndose de herramientas, medios, etc. Herramientas tanto de comunicación como para su trabajo per sé (IBM Rational Team Concert por ejemplo).

El tema es que, si quieres lograr: “magia” (como dice mi buen amigo Ruddy), tiene que haber una gran cuota “humana” en el quehacer diario. Si el equipo llega a fabricar un producto altamente creativo o si llega a terminar un proyecto 2 meses antes de lo “normalmente” estimado, etc. Esa “magia”, a la que toda empresa aspira en sus equipos (llámenlos, equipos de alto rendimiento como quieran), para mi no es más que una consecuencia de que ese grupo de personas lograron encontrar esa mixtura de habilidades y sentimientos humanos que mantienen la productividad al máximo.

Cualquiera podría decirme: “Bueno Raúl, es lógico pensar que no sólo se trata de juntar personas talentosas con ciertos skills y wualá, todos sabemos que existen factores dificilmente cuantificables” y que (me atrevería a decirlo) tienen una gran participación en el real éxito del proyecto.  Y esto, también “creo” haberlo experimentado.

Pues si, sabemos que existe algún ingrediente más en ese equipo de alto rendimiento, lo malo es que no sabemos a ciencia cierta cuál es, ni cómo medirlo. Pero algo que si sabemos, es que una buena y gran manera de impulsarlo, de elevar el potencial basado en lo humano de ese equipo, es la reunión diaria.

Pero también debemos ser completamente conscientes del costo adjudicado de esta reunión, ya que cada persona ahí presente percibe un sueldo y por ende, esos minutos de reunión pueden ser cuantificados en ese sentido. Así que mucho cuidado con exagerar el tiempo de las reuniones diarias (Scrum propone que sean de 15 minutos y a mi hasta el momento me ha funcionado), para eso utilizar el concepto de Timeboxing.

En conclusión, las reuniones diarias de autocontrol cumplen con dos grandes funciones:

1. Ponen al equipo y los implicados al tanto de lo que está pasando, permitiendo atacar problemas con una demora de un día de identificación. (dentro de esto está el compromiso del integrante con el equipo, etc.)

2. Elevan el nivel de confianza y convivencia entre las personas, haciendo que se generen lazos humanos que a la larga se traducirán en un incremento de la productividad.

¿Haces daily meetings? ¿Te son útiles?

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